El Canal de Denuncias es el medio de comunicación a través del cual una empresa recibe y gestiona denuncias o comunicaciones realizadas por sus empleados o por personas vinculadas a la organización. Estas denuncias pueden estar relacionadas con conductas irregulares o ilícitas de las que se haya sido testigo o se tenga conocimiento y que sean contrarias a la legalidad o a las normas internas de la empresa.
Este canal es una herramienta clave para detectar comportamientos irregulares o ilícitos dentro de la empresa, ya sean infracciones de normativas nacionales o internacionales vigentes, o incumplimientos de la normativa interna. Su correcta implementación permite a la empresa anticiparse y mejorar la gestión, solucionar conflictos internamente, evitar sanciones y prevenir delitos, fraudes, corrupción, acoso y otras malas prácticas.
Para su correcto funcionamiento, es fundamental que los empleados puedan presentar denuncias de manera anónima y confidencial, a través de medios orales o escritos, cualquier comportamiento o actitud que pueda constituir una infracción o una irregularidad dentro de la empresa sin temor a represalias. En este proceso, el Delegado de Protección de Datos (DPD) suele desempeñar un papel clave.
Regulación del Canal de Denuncias en España
En España, el Canal de Denuncias está regulado por la Ley de Protección de Denunciantes de Corrupción, que transpone la Directiva (UE) 2019/1937 (Directiva Whistleblowing). Esta normativa obliga a las empresas con más de 50 trabajadores a contar con un canal de denuncias.
Además, el Código Penal establece que la implementación de un canal de denuncias interno es un requisito esencial dentro de un plan de prevención de delitos penales. Otras normativas también exigen su implantación, independientemente del número de empleados, como:
- Ley de Blanqueo de Capitales
- Ley de Igualdad, para denuncias de casos de acoso sexual
- Ley de Protección Integral de la Infancia y la Adolescencia, para reportar acoso o violencia contra menores (en colegios, entidades deportivas, etc.)
- Normativas de protección medioambiental, que afectan a determinadas empresas
Las sanciones por no contar con un canal de denuncias pueden oscilar entre los 100.000 euros en infracciones leves y hasta 1.000.000 de euros en casos muy graves.
Pasos para Implementar un Canal de Denuncias
1️⃣ Definir las vías de comunicación: Puede ser oral o escrito, a través de correo electrónico, teléfono, web o aplicación móvil. La ley exige disponer de al menos dos de estas opciones, según el tipo y tamaño de la empresa.
2️⃣ Nombrar un responsable a cargo del sistema de información.
3️⃣ Elaborar el reglamento del canal de denuncias.
4️⃣ Definir y establecer el procedimiento para la gestión y tramitación de las denuncias.
5️⃣ Registrar las denuncias recibidas, su tramitación y resolución.
6️⃣ Dar publicidad al canal, informando a empleados y colaboradores sobre su existencia y funcionamiento.
Cabe destacar que la normativa permite externalizar la gestión del Canal de Denuncias mediante la contratación de proveedores especializados, como consultores o abogados expertos. Esto facilita su correcta implementación y gestión, garantizando un proceso eficiente y alineado con la legislación vigente.